档案管理解决方案(收集3篇)
档案管理解决方案范文篇1
关键词干部人事档案管理问题原因途径与方法
一、干部人事档案的概述
干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在实际工作中培养、选拔、任用干部所形成的，记载干部个人经历、思想、品德作风、专业能力、工作表现及业绩等内容的文字材料。干部人事档案管理是组织档案管理的一个重要内容，在组织的日常工作中占据重要地位并发挥着重要作用。
二、干部人事档案存在的实际问题
（1）归档内容不全面，不完整，不规范。具体表现在：一是各种案卷材料填充不完整，出现前后脱节现象，该填写的重要内容出现空缺，给档案的实际利用增加了难度，出现模棱两可的现象。二是所形成的档案材料大小不够规范，大小长短不一，现行的公文材料主要用纸为标准的A4纸，纸张的不统一，直接给装订带来了麻烦，而且使案卷整体上影响美观，最终造成了客观上的不规范。三是有些需要用章的材料没有盖组织人事部门或单位的公章，形成的材料不够严谨，还有需要必须说明的事项没有给予不要的解释说明，这些都构成了案卷资料的不完整不规范。四是该归档的诸多重要的人事材料没有归入人事档案，而不该归入人事档案的属于文书档案归档范畴的材料却归入了人事档案中。笔者在实际工作中就遇到了很多诸如大学生毕业分配的派遣证和干部介绍信（工作分配）就归入文书档案中的现象，诸如此类的例子不胜枚举，给实际工作造成了许多不必要的麻烦;此外档案资料短缺的现象也十分突出，有的已经成为历史遗留问题，到底是什么原因没有及时归档，这其中的原因有很多，随着时间的推移，最终说不清道不明。以上这些干部人事档案管理工作中存在的问题严重地影响了干部人事档案的质量、准确性与完整性，给组织的人事档案管理利用工作造成了很大的影响，有待加强与完善。
（2）归档内容前后不一致，突出地表现在“三龄一历”问题上在单位，经常听到有人问到退休的问题，有的说某某人明年就退休了，本人说还有三年才能退休;还有的说某人还有两年退休，而本人说明年就退休了，从这街谈巷议的谈论中，我们不难想到这里有一个问题，为什么一个人的退休问题有这么多的不一致呢？还有的设计到参加工作时间的问题，也就是工龄问题，国家人事政策明文规定，35年以上工龄的工作人员退休时退休工资比例为90%，而30年以上35年以下退休工资比例为85%，就此围绕工龄问题产生了许多不合理，不明确，等违规问题，这也暴露出干部人事档案管理工作中出现的种种弊端，造成了干部人事档案资料的失真，从而影响到干部人事档案的“生命”与质量。
三、干部人事档案管理工作中产生问题的原因
（1）单位、组织人事部门对人事档案管理工作缺乏应有的重视，管理松懈，工作力度不够。
（2）广大干部职工对干部人事档案管理工作的漠视，在填写各类表格、材料过程中，主观随意性大。在实际到个人事项的各类表格、材料中，常常以个人意志为转移，不注重对错，想怎么填就怎么填，不闻不问，甚至某些人处于某种目的或利害有意而为之。
（3）干部人事档案管理工作者素质不高，工作意识不强，主观意志淡漠，在实际工作中没有尽到应尽的职责和义务。此外，还有一种情况就是从事干部人事档案管理工作的人员不是档案专职工作者。
（4）弄虚作假，现象频出。年龄造假、工龄造假、学历造假现象的泛滥，甚至“人质档案”的出现，给干部人事档案管理工作造成极大的伤害，对干部人事档案制度的严肃性、准确性与唯一性收到了严重地冲击，对新时期、新形势下干部人事档案管理工作的开展产生了严重地阻碍与干扰，有待解决。
四、解决的途径与方法
（1）领导，组织予以重视，并建立有效地干部人事档案管理工作体制建立健全组织机构，加强对干部人事档案管理工作的领导与指导强化组织纪律，明确职责，安排聘任有高度责任心和敬业精神，工作认真负责，严谨细致的档案专职工作者来本岗位工作。
（2）加大培训力度，培养与建立专业化的档案人才队伍建设提高档案工作者的综合素质，加强对其的培训，注重对其专业工作能力和思想道德品质的培养，并落实与提高档案工作者的待遇，促使其以高度的责任心、过强的专业工作能力和良好的思想行为方式对待自己的本职工作。
（3）档案专职工作者要认真对待本职工作，严格履行保密工作制度，并采取有效地奖惩约束机制，做到奖优罚劣，从根本上杜绝弄虚作假、行为的发生在实际工作中，档案专职工作者要认真对待本职工作，应对每个年度的归档材料进行认真的检查、核对，通过甄别，发现不合理之处，要及时通知当事人加以改正，是档案资料保持前后一致性，真实性与唯一性;档案工作是一项保密性工作，该说的地方要明确说明，不该说之处坚决予以保密;针对“三龄一历”问题，要坚决杜绝档案工作者与当事人之间弄虚作假，的行为，强化责任与纪律，采取奖惩机制，查出问题，绝不姑息，要追究相关当事人的责任，从根本上遏制和消除此类现象与行为的发生与蔓延，还原档案管理工作严谨，准确，公平，公正的工作实质。
干部人事档案管理工作时一项长期、艰巨、复杂的工作。尤其是在新时期，新形势下，针对干部人事档案工作提出了一些新问题、新要求，需要结合实际，去不断地学习、摸索与改进，使干部人事档案管理工作向着健康的方向有条不紊地开展。
档案管理解决方案范文篇2
[关键词]图书档案管理问题方法
[中图分类号]G251[文献标识码]A[文章编号]1009-5349（2014）07-0112-01
图书资料管理是保证图书档案工作正常开展的前提，是向图书档案管理业务工作科学化、规范化迈进的重要一环。然而，一些图书馆却没有认识到这项工作的重要性，对资料档案不闻不问，由于工作带有明显倾向性，致使问题逐步显现，影响了图书档案管理工作的正常开展。因此，笔者就这一问题简略地谈一下自己的看法和解决问题的方法。
一、影响图书档案管理的问题和因素
（一）干部职工思想认识不明确
做好图书资料档案管理工作，必须建立健全各项规章制度。但在实际工作中，有的领导对图书资料档案管理工作认识不够，认为档案资料是档案馆应该负责的事，把图书采购、分类、编目、阅览、外借等各项工作做好可以了；也有的领导认为，开展图书资料档案管理工作，是往自己身上套枷锁。所以，在实际工作中敷衍了事，完全忽略了档案管理工作在社会发展和人类进步中的作用。由于个别领导对档案管理工作不重视，导致了干部群众对图书档案管理工作意识的淡薄，根本没有想到档案资料管理对人类从事科学研究和自身发展的益处。
（二）图书资料档案管理不规范
图书资料档案管理，是保证国家财产完整，促进资料流通的一种手段和方法。从当前看，各级图书馆都有一整套的管理方法和指导性文件。但在实际工作中，还存在着一定问题，有的新书购进来后，不能及时进行分类、登记。有的工作人员在书籍未登记的情况下，私自把书借出去，还有的人在读者还回图书资料后，随意把书丢在一边，未能及时回架等。这足以说明，个别的图书资料档案管理工作距科学化、规范化要求还有一定差距。
（三）资金短缺影响了藏书的质量和数量
藏书的数量和质量是依靠足够的资金支撑的，从目前看，个别图书馆还存在资金短缺问题，一些读者需要的大量图书资料不能及时采购。其表现为，个别领导对图书资料能引起足够重视，不舍得花钱，虽然有的资金到位了，用在图书资料上的费用也只是蜻蜓点水，走过程而已。
（四）图书资料管理体制和方法缺乏科学性
目前，在一定数量的图书馆中仍存在党政不分，以党代政，一切以党委书记说了算的情况。由于书记只负责党内业务，对图书档案管理业务根本不精通，业务馆长明知说了不算就不敢说，使其管理才能难以发挥。有的工作人员上班不是扯皮就是玩扑克，特别是有个别图书馆，单位人数不到10人，其中馆长1人，书记1人，副馆长2人，出现领导和职工比例基本各占一半的情况，所以造成机构人浮于事的现象。有的图书馆在档案资料管理上，吸取行政和企业管理的先进经验，管理制度和方法则按职工出勤发放工资等。这些也取得了一定的成绩。但图书馆毕竟是一个知识科研部门，并非企业，所有的管理方法不能硬搬照企业那套管理模式。这种模式适用到图书档案管理上就体现出不协调，也彰显不出它的科学性和合理性。
（五）对图书档案资料疏于管理
每个图书馆都有自己的一套完整图书管理制度，但实行起来却不严格，特别是图书丢失现象严重。有的管理人员不是把心思用在如何看管好图书上，而是在“钱”上。把罚款箱当做钱匣子，故意不宣传，等待窃者“上钩”。更有些人，近乎把一半以上的时间都用于日常事务工作，很少把时间和精力用在研究图书馆管理上，而是用在管人、管钱和会议上，致使管理职能不能正常发挥。
二、解决问题的方法
（一）深化改革，加强思想教育
要建立馆长负责制，在工作中实行党政分开，党组织只起监督作用，专门负责职工的政治思想工作。这种方法既行使了馆长的权力，也使党组织的作用得以发挥。另外，还要对领导干部和群众思想观念进行教育，只有抓好干部的思想观念教育，才能促进档案资料工作的稳步发展。要开展专题培训，有针对性地进行政治思想和业务培训，使干部职工认清管好档案资料的重要意义，调动大家热爱档案资料事业的积极性，把思想真正引导到管好档案资料上来。
（二）加强图书馆调控和责任制管理
在调控中，要协调好图书馆各部门的管理，处理好各部门工作的数量和质量的关系，强化整体观念，这样才能促进图书馆各项工作的协调发展，保证各项政策的顺利实施。同时要实行“能者上，庸者下”的管理模式，把责、权、利结合起来，实行绩效工资，杜绝当一天和尚撞一天钟的现象，建立激励机制，充分调动广大职工的积极性。
（三）建立开架阅览规章制度
建立开架阅览规章制度，是科学处理与有效控制建章拿窃问题的关键，必须重视起来，只有这样才能保证国家财产的完整。同时，也要注意图书档案管理的科学性、严肃性与合理性的加强。并从实质上加强群众观点，多听群众意见，使所建制度更贴近群众，服务于群众，使图书馆管理存在的问题得以解决，更加趋于合理化、规范化。
档案管理解决方案范文篇3
1、档案管理基础工作存在的主要问题分析
学校档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢
哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多。
二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之学校档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国学校档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
2、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
2.1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的学校档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
2.3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
2.4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
2.5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
3、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3.1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
3.2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
