档案与合同管理范例(3篇)
档案与合同管理范文
关键词：医疗设备合同档案管理
中图分类号：C939文献标识码：A
医疗合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，对医院的生存和发展有着极其重要的影响，合同档案不仅在于收集整理和保存利用，更在于“察往知来”。随着市场经济的发展，合同档案在医院采购管理工作中的重要作用日显突出，加强合同档案管理工作，已经成为医院档案工作中的一项重要内容。
随着许多高新技术医疗设备的引进，医疗服务质量和诊断水平的提高。医院采购管理工作成为不可或缺的重要环节，科学、规范、标准的合同档案管理是采购管理工作的可靠保障。这些档案的形成清楚地反映出采购过程完整的经济活动，真实地记录了医疗设备购置的历史，在整个医院的档案管理中具有重要意义。
一、医疗设备合同档案管理的重要性
（一）现实凭证作用
分析研究《合同法》我们可以发现，合同档案最突出也是重要的特点是要依据凭证性，也就是说依法订立的合同，对当事人具有法律的约束力。合同的订立、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地依据合同档案，否则，就要承担由此产生的法律后果[1]。医疗设备合同档案是处理医疗设备纠纷的依据。医疗设备管理中，难免发生这样、那样的问题，如：技术资料的丢失、购买后质量不好或缺件、不按操作规程使用损坏设备或配件、经济效益发挥不好等。这些问题要明确责任进行处理，就必须依据医疗设备档案中的材料，按制度进行分析和落实责任。这样才能使管理水平逐步提高，防止类似问题再次发生。因此，在医疗设备采购中，合同档案不仅是对合同订立双方的凭据，也是医院内部协调的凭据。不同的职能处室收集不同的合同档案资料，承担相应的职责，在合同订立和后期实施过程中，存在的各种矛盾和责任追究，就需要通过合同档案来细化和评判。
（二）转化参考作用
合同档案可以为医院再次购置同品牌同型号医疗设备及领导决策提供历史依据，将合同档案转化为重要的经济信息，从而降低设备购置和维护的成本，争取在采购谈判中的有利地位。在采购招标过程中，经常能遇到供应商报价高的问题，而这时合同就成为我们的有利参考。医院采购的历史合同、兄弟医院的购买价格和配置，都是我们谈判的有力依据，使医院在采购过程中节约大量的资金，保证以最优的价格购置需要的设备。
（三）潜在预备作用
当医疗设备突然出现故障时，为工程师判断出现故障的原因和维修提供参考，减少判断和维修的时间和费用。在医疗设备招标采购时，我们会依据设备的情况，在合同中订立相关的补充条款，例如重要零配件的价格、相关的服务、后期维保的费用等，这些对于我们今后在设备使用过程中有很大的帮助，能够最大程度地保证机器的正常运行和病人的正常诊疗。
二、合同档案管理中存在的风险
（一）合同的规范化
合同是合同档案管理的主题，一份合同是否能够发挥它的重要作用，最根本的在于合同的订立是否规范，是否能够在现实的经济活动或买卖过程中起到凭证作用。现在的医疗设备购置合同，很多都存在不规范、不严谨，或有不平等的霸王条款等，这样的一份合同在法律意义上，很难体现它重要的凭证作用。医院作为医疗设备采购活动中的强势主体，在合同订立时具有一定的主导作用，这往往会使订立合同的双方无法保持平等的地位，这是目前医院在订立医疗设备采购合同时可能会存在的问题。
（二）档案资料收集的完整性
对于医院医疗设备采购来说，合同档案的收集是档案管理中最难的。合同档案管理是一个过程，不是买卖双方签订合同后就完成了所有档案资料的收集。医疗设备采购的合同档案管理包括：医疗设备的申请、审批，采购的调研论证，设备招标参数及与招标有关的一切资料，采购合同，验收单，技术资料，这些组成了一套完整的合同档案。而在实际工作中，有可能由于疏忽或随意，使得合同档案资料的收集不完整、有缺失。一般医院大型医疗设备采购项目的合同档案在收集方面比较重视，对于常规医疗设备合同和零星采购设备合同的档案收集则不太重视。此外，有些医院根本没有将医疗设备采购合同列入当前的档案归档管理范围，使得材料游离在医院档案室实际的管理范围外，也导致了医疗设备合同档案的缺失和不完整。除此之外，在合同收集中另外一个问题是在审核、审批、签署的过程中，因为类别和性质的不同，各种档案在办理的时候经过了不同的承办部门，存在着各种不同的承办问题，需要在承办的连贯性和一致性上有所提高。送交所有责任方，最后签署，合同的收集才完毕[2]。
（三）缺乏专职档案管理人员
基于医疗设备合同档案的复杂性和重要性，就需要有专职档案管理人员和档案室，这样更便于合同档案的管理。但是由于采购部门繁重的采购工作，无法安排专职人员来进行管理，合同档案的保存也没有固定的档案室，这对于医疗设备合同档案的保管和维护有一定的风险，长此以往可能会导致资料搜集的不完整甚至是资料的缺失。
（四）档案管理信息化程度低
目前的合同档案管理还停留在普通的纸质管理阶段，保存过程中容易有丢失，且纸质文件的保存要求较高，需要有专门的保存场所。有些通过对纸质文件的扫描，将文档进行保存，方便查询。但随着医院信息化的发展，纸质文件的保存已经跟不上现代化医院发展的脚步，医疗设备合同档案管理的低信息化程度不能满足医院后期发展的需要。
三、关于医疗设备合同档案管理的几点建议
（一）纳入正常档案管理范畴，规范医疗设备合同档案管理
将医疗设备的合同档案管理纳入医院的档案管理，才能使它得到足够的重视。医疗设备合同档案的特殊性，使它在整个医院的运行中有着不可取代的地位。因此，重视并严格管理好医疗设备合同档案是医院发展的重要环节。
除此之外，制定完善的医疗设备合同管理制度，明确合同管理办法和实施细则，包括制定合同的签订和履行制度、变更与解除制度、合同纠纷处理制度等，是合同档案规范管理的重要保证。医院只有制定医疗设备合同管理制度和配备专职合同管理人员，才能保证医疗设备合同的合理、合法及实现合同集中管理，才能实现合同档案齐全收集及规范管理，减少资料缺失和遗漏的问题发生。
（二）合同档案资料的收集要全面、准确、及时
通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高得多。这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映当事人的合法权益[3]。医疗设备合同档案需要了解医疗设备的相关政策法规，收集相关的资质证明材料，以保证购买医疗设备的合法性、合理性。基本医疗设备资料有医疗器械注册证、供应商及生产商的资质、授权，特殊医疗设备还需提供计量证明、压力证明等相关资质，这是医疗设备合同资料的特别之处。及时性，也是合同档案资料收集的要求。合同本身是具有时效性的，因此合同资料的收集也需要及时，及时收集资料，及时整理归档，才能使合同档案完整，并为以后的工作提供依据和参考。此外，档案管理员应当加强与相关职能处室之间的沟通交流，充分发挥主观能动性，了解不同职能处室合同档案资料的产生情况，避免遗漏；要用发展的眼光来看待医疗设备合同档案的收集工作，着眼于全局，做到未雨绸缪。
（三）运用信息化手段管理医疗设备合同档案
运用信息技术科学地管理医疗设备合同档案，实现医疗设备合同档案数据采集自动化、档案管理规范化、流程化，还可以解决原有档案管理过程中存在的纸质合同档案收集不完整、归档不及时的难点问题，解决管理模式与利用需求的冲突问题，解决档案管理手段落后的问题。目前，我院运行的合同管理系统，是针对合同的信息化管理系统，包括合同内容、签订时间、付款信息、合同附件信息等，相较于传统的纸质资料，更便于查询、统计，而这就是信息化给管理所带来的便捷。在医疗设备合同档案管理中，使用信息化管理，将更大程度的确保档案内容完整、利于档案保存、方便档案查询，使得档案管理人员更便于进行档案管理。
合同档案管理是合同管理制度的重要组成部分，是
医院管理中的一项重要内容，是维护医院合法权益的有力保障，具有十分重要的作用，可以为医院的经营决策提供依据，有利于促进医院的发展。随着经济生产和人们生活对医疗需求的增加，医院合同档案管理工作的内容不断增多，管理工作变得越来越复杂，大大提高了医院合同档案管理的难度[4]。这就更需要全面了解合同档案管理，采取科学的管理措施，实现高效、完整、科学化、信息化的合同档案管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。当前，新的时代给档案事业的发展提供了新的机遇。总之，机遇与挑战并存，基层的档案事业发展还有很大的进步空间。我们在做好日常归档工作的同时，还应当积极思考，从提升档案服务效率的角度出发，不断地用实际行动去检验、去反思，寻找档案最佳的管理、利用方案。
参考文献：
[1]田振英.论合同档案管理[J].机电兵船档案，2015（5）：49-51.
[2]吴鹏举.医院合同档案的建立与管理探析[J].管理观察，2014（31）：55-56.
档案与合同管理范文篇2
黑龙江省海伦市广播电视台152300
[摘要]随着社会经济的不断发展，我国档案管理体制也得到了逐步地完善。在新时期背景下，档案管理体制也应该顺应时展的潮流，力争全面实现现代化与高效化。本研究将主要对新时期下档案管理体制的创新措施进行分析和探究。
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关键词]新时期；档案管理体制；创新措施
现如今，我国正处于一个改革与发展的新时期，社会经济前进的脚步及现代化进程也在不断加快，这对档案管理工作提出了更高要求，档案管理体制的改革创新势在必行。
1、档案管理体制创新的意义
自改革开发以来，我国的社会主义市场经济也取得重大发展与进步，不同类型的企业数量逐年增多，企业的规模及所涉及的服务领域也越来越大，因此所创造出的档案种类与数量也达到了有史以来的顶峰位置。在现如今这个信息化与数字化的大时代背景下，信息资料可谓是各行各业最宝贵的财富。无论是企业组织，还生产决策活动，各个企业对档案资料及其他同类信息的需求都会对档案管理工作在企业管理中所发挥的特殊作用产生一定的影响。我国档案管理体制的建立健全工作还存在很多漏洞，管理体制的改革创新是社会发展的必然趋势，也是推动我国档案管理事业的重要手段。
2、我国档案管理体制现状分析
从我国档案管理体制的总体发展状况来看，主要存在以下几点问题。
第一，档案管理机构的上下隶属关系较为混乱，领导体制缺乏统一性。领导体制的不统一以及隶属关系的不稳定性，会使档案机构的职能，规模与设置规格等都存在明显的恣意性，对我国档案管理事业的发展极为不利。第二，档案管理体制中的分级管理与集中统一之间不能实现协调统一，存在一定冲突，特别是两者在分工问题上存在诸多冲突。第三，档案管理机构的属性较为混乱，职能分配不够清晰明确。例如，档案局与档案馆合二为一的管理体制极易造成机构之间属性定位的错误理解，既使得档案行政管理部门的法律地位变得模糊不清，又加重了档案馆向行政化方向发展的趋势，抑制了档案馆事业的顺利发展。第四，档案工作与文件工作存在管理方面的问题。最突出的表现是：档案管理体制仅局限于档案事业范围，而对文书的处理与文件的形成并未形成相应的管理模式。
3、新时期档案管理体制的创新策略
3.1促进档案管理的信息化发展
随着现代化信息技术的迅猛发展，互联网及多媒体技术的应用十分普遍。信息化和数字化理念在我们的工作生活中无所不在，因为它是获取资讯，信息的重要方式与手段。因此，在新时期背景下，我国档案管理体制应该充分借助现代信息的突出优势，体现出应有的创新性。首先，档案管理应该逐渐形成数字信息化的管理系统，不断推进信息化的进程，使档案管理体制在顺应时展的潮流的同时，还能提升企业的管理水平。其次，要对档案管理体制实现信息化制定一个切实有效的规划方案，之后再逐渐加强档案管理在信息搜集分类，编制存档以及后期处理等重要环节的信息化程度。
3.2加强档案资源的整合统一
档案资源的整合统一体制是我国档案管理工作的重要指导思想，既适应我国的的经济基础，又遵循了宏观管理的原则。整合统一的档案管理体制有效避免了档案分管存在的不足之处，对我国规模档案事业的建设有着十分重要的推动作用。首先，要加强政府与党对档案管理工作的领导监督工作，使档案信息资源的开发管理更加深入化，促进我国档案管理事业的统一化发展。其次，在统一规划管理的前提下，再对档案信息资源采取科学合理的整合措施，力争建立出名副其实的综合性档案，使社会档案资源的贡献需求得以实现。
3.3档案管理体制实现多样化
市场化促进了档案所有权的多元化发展，而后者又带动了档案管理体制的多样化。在以往，我国的档案管理体制受国家计划经济体制的影响，党政机关，事业单位以及国有企业的档案资料均实行统一管理模式，这在当时是符合档案所有权的实际情况的。而现如今，虽说国有档案的管理模式仍被普遍应用，但是对于非国有企业或者外商管理企业来说，档案资料的管理工作必须结合企业自身的实际情况进行。这类企业在档案的管理上拥有充分的自主权利，且不同单位的管理方式也应该有所差异，既可以实行档案的集中统一管理，也可以选择分布管理的方式，亦或是两种方式的有效结合。
3.4档案管理与文件管理的有效结合
档案管理可以说是文件管理的发展与延续，文件管理为档案管理奠定了坚实的基础。在新时期背景下，档案管理与文件管理的有效结合可以促进我国档案事业的健康发展。档案管理与文件管理的衔接关系可以通过统一的工作方法进行加强，既有利于减少档案部门的工作量，又能进一步提高进馆档案资料的质量。档案管理与文件管理实现结合的具有措施有：建立文件即时归档制度，并同时搭建档案文件一体化的管理平台，促进两者一体化的形成；结合不同地区文件管理与档案管理的具体情况，充分发挥集约的优点，将档案管理的成本降低至最优点。
3.5政企分开，职责分明
我国机构改革的主要方向是政事分开，政企分明，这对于档案管理工作也同样适用，即档案馆与档案行政管理部门两者之间的职能要做到清晰明确，使各自能够充分发挥出独特的职能特点。档案馆属于文化事业机构，主要负责档案资料的集中管理，具体包括档案的接收，搜集，整合以及保管等工作，同时也提供和利用不同分管范围内的档案资料。档案馆是典型的事业单位，因此在运行机制和管理方式方面可与政府机构存在差异，有所创新。档案行政管理部门是我国行政体系的重要组成部分，通过制定规章制度，实施法律法规以及执行检查等多种手段，对各单位的档案工作进行管理。
4、结束语
上述内容主要对档案管理体制创新的意义以及我国档案管理体制的现状进行了简要的分析，并重点提出了五点关于新时期档案管理体制的具体创新策略。总的来说，我国的档案管理体制受传统管理模式的影响较深，缺乏灵活性与创新性，建议相关部门根据时代要求不断建立健全档案管理体制，使我国的档案管理工作能够跟上时代的发展脚步。
参考文献
[1]何敏.论档案信息资源开发的多元化发展思路[J].广东档案,2014,12(15):113-115.
档案与合同管理范文
关键词：水利管理单位；档案管理；水平；提升；措施
中图分类号：G275.9
一、水利管理单位档案管理的重要性
近年来，随着中央对“三农”政策不断加强，水利日益显现出其突出的地位。2011年中央一号文件更加确立了水利的战略地位：水利是现代农业建设不可或缺的首要条件，是经济社会发展不可替代的基础支撑。而水利单位档案则是对水利工作的最好见证，因此有必要采取有效方式来提升档案管理的水平。水利管理单位档案是水利科技档案的重要组成部分，是水利工程技术人员劳动智慧的结晶，是维护水利工作历史真实面貌的一项重要工作，它贯穿于整个水利工程建设的全过程，从一个水利工程项目的提出、论证、审批、设计、招投标、施工、监理、竣工验收等过程中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，真实有效地反映水利工程建设的全过程，不仅对施工过程中的质量检验、竣工验收及日后管理和维护具有重要利用价值，更对新建工程具有借鉴和指导意义。
水利管理单位档案能够有助于自身总体形象的形成，在最大范围内统一员工的工作理想追求。水利管理单位档案的这种作用是通过构建自身形象识别系统来实现的，这一系统就是将自身所具有的文化与自身的运营理念加以结合，并充分运用系统论的手法，将自身形象进行表达，进而将这一形象传递给公众，确保他们能够充分了解水利管理单位的运营理念，对其工作产生认同感，这也就是为公众留下良好的印象。总体而言，水利管理单位的形象识别体系主要包括着理念认同、工作认同及视觉认同三个方面。另外，水利管理单位的文化建设的主要目的就是在于为自身带来较好的形象识别体系，打造优秀的工程项目，鼓励水利员工进行不断地工作创新，提升自身素质。在这种背景下，水利管理单位档案作为对自身工程的历史的详细的记录，只有将这种文化或形象识别系统与档案中所反映出的各种施工精神进行有效的结合，才能够真正为自身形象的提升带来帮助。
二、完善水利管理单位档案管理制度
建立规范有序的档案文化氛围。水利管理单位档案管理部门的工作人员必须要对自身工作的重要性加以重视，在辛勤工作的同时，还要进行刻苦的学习，通过积极的探索手段，来丰富自身的档案管理知识，构建起一整套符合自身档案科学管理、规范高效的制度机制，并深入结合水利管理单位档案工作实际，根据《档案法》等有关法律法规，制订一整套科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。积极收集不同门类档案材料，实行集中管理、统一考核，使档案管理与水利管理单位工作同步考核评价，促进水利管理单位档案工作规范化、科学化健康发展，为档案文化的形成和发展营造良好的氛围。另外，档案管理部门应以高层管理者的支持做后援，并进行有效的沟通。首先要做到知己知彼，也即水利管理单位档案部门管理者必须要能掌握自身发展与营运的动向，而且要了解所收集档案的特点，并对于不同的对象，使用不同的管理方式。档案部门管理者可以通过信息系统的运用，来提升档案管理的效率。另外，水利管理单位档案部门管理者要达成有效的沟通，还需抓对时机以收事半功倍的效果，充分利用自身所拥有的资源，找对沟通的窗口，掌握发展趋势与营运的关键工作，积极进行档案资料收集。
三、提升水利管理单位档案管理的信息化水平
电脑、网络与通讯等信息电子技术的日新月异蓬勃发展，使得相关产品成本下降效能提升，再加上友好型的人机介面设计，使得电脑与网络日益普及到档案管理生活当中。在讲求速度与效率的当今社会，电脑的虚拟优势是水利管理单位强化档案管理能力的重要条件之一。因此，为了应对电子文档的出现，档案管理工作除了会顺应环境改变模式之外，还会尽速融入信息时代的潮流中，加紧脚步进行电脑化的变革，最终保障组织及早进入电脑的场域，这对于水利管理单位总体管理工作而言，也具有十分重要的作用。
一是推动“档案信息系统”计划。水利管理单位档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合E-Post及电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。
二是制订“档案数字服务”计划。由于社会E化速度加快，原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升，逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位。电子档案长期保存的方式、格式与安全，也成为档案管理机构面临的艰难议题，对于电子档案的数据庞大性，在未来应不受软硬件的更迭，仍可顺利的阅读其内容，并确保该内容的完整与真实。如何协助在信息科技日新月异、软硬件汰换频繁的困境，已成档案管理机构责无旁贷的议题。同时为结合对档案知识的需求，确定档案核心价值，吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动，扩大应用服务范围，提供优质服务环境及内容，应制定“档案数字服务计划”。
三是应制定信息化相关的规章体系。为了统一作业标准，水利管理单位档案管理部门应特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规，用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项。另外，建构整合文书及档案管理信息系统。这是档案的前端，因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式，也是系统整合的必然方向。水利管理单位档案管理部门应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表。
四、小结
总体而言，水利管理单位做好水利工程档案管理工作，准确记录具有保存价值的资料，为水利工程提供翔实的信息，成为水利工程建设及运行管理工作中不可缺少的环节和依据。为了更好的发挥出档案管理在整个水利管理单位工作中的作用，应当首先在制度层面给予足够的保障，从而为实施各种水平提升的措施提供指导。更为重要的是，在信息化技术快速发展的当今社会，只有将档案管理工作不断与信息技术进行融合，才能够真正提升工作效率，而这也是档案管理的总体发展趋势所在。因此，加强信息化建设应当成为水利管理单位档案管理工作的未来焦点所在。
参考文献：
